Erklärung des LSS zur Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Verarbeitung personenbezogener Daten durch das LSS

Im Rahmen seiner gesetzlichen Aufträge und Unterstützungstätigkeiten verarbeitet das Landesamt für Soziale Sicherheit (LSS) personenbezogene Daten (d. h., alle Informationen, mithilfe derer Sie direkt oder indirekt identifiziert werden können). Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für das LSS von höchster Priorität.

Das beinhaltet selbstverständlich, dass alle Verarbeitungsvorgänge Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den einschlägigen Rechtsvorschriften, wie u. a. der Datenschutz- Grundverordnung (DS-GVO, auf Englisch: General Data Protection Regulation oder kurz GDPR), erfolgen.

Das LSS ist Teil des elektronischen Netzwerks der sozialen Sicherheit, das von der zentralen Datenbank der sozialen Sicherheit (ZDSS) ausgebaut wurde.

Weitere Informationen über das Netzwerk der sozialen Sicherheit (Niederländisch)

2. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Für die vom LSS im Rahmen seiner gesetzlichen Aufträge und Unterstützungstätigkeiten bereitgestellten Dienste ist das LSS der Verantwortliche für die Datenverarbeitung.

Eine Übersicht über diese Dienste

3. Zu welchen Zwecken verarbeitet das LSS personenbezogene Daten?

Das LSS verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung seiner gesetzlichen Aufträge. Die wichtigsten Grundaufträge des LSS sind:

die Einziehung und Verwaltung der Sozialbeiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern zur Finanzierung verschiedener Aufgaben der sozialen Sicherheit durch das LSS;
die Erhebung und Verbreitung administrativer Basisdaten zugunsten anderer Einrichtungen der sozialen Sicherheit;
die statistische Unterstützung für die Ausarbeitung und Bewertung sozialpolitischer Maßnahmen, wissenschaftlichen Forschungszwecken oder für Informationen an die allgemeine Öffentlichkeit;
bestimmte Aufträge des Maribel Sozial, der überseeischen sozialen Sicherheit und der sozialen Sicherheit für Seemänner.

Der Grundauftrag des LSS ist ein komplexer Prozess, der aus einer Vielzahl von Tätigkeiten besteht:

Identifikation von Arbeitgebern
Registrierung und Kontrolle von Anmeldungen
Kontrolle der Einhaltung der Regeln und Unterstützung von Arbeitgebern
Bekämpfung des Sozialbetrugs
Einziehung der Beiträge
Finanzierung der sozialen Sicherheit
Informationen für die Öffentlichkeit
Tätigkeit als Sozialfonds Maribel für den öffentlichen Sektor
Organisation des Projekts „Vorming 600“
Organisation der Überseeischen Sozialen Sicherheit
Organisation der sozialen Sicherheit für Seemänner

Das LSS verarbeitet personenbezogene Angaben zudem im Rahmen genau festgelegter Unterstützungstätigkeiten zur Umsetzung seiner gesetzlichen Aufträge:

die Einstellung von Personal
das Besetzen von Praktikumsplätzen durch Studierende

Weitere Informationen zum LSS

4. Welche Rechtsgrundlagen existieren für die Verarbeitung?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das LSS im Rahmen seiner gesetzlichen Aufträge erfolgt hauptsächlich (jedoch nicht ausschließlich) auf den folgenden grundlegenden Rechtsvorschriften und den dazugehörigen Ausführungserlassen:

Gesetz vom 27. Juni 1969 zur Revision des Erlassgesetzes vom 28. Dezember 1994 über die soziale Sicherheit der Arbeitnehmer;
Gesetz vom 29. Juni 1981 zur Festlegung der allgemeinen Grundsätze der sozialen Sicherheit der Arbeitnehmer;
Gesetz vom 17. Juli 1963 über die soziale Sicherheit in Übersee;
Erlassgesetz vom 7. Februar 1945 über die soziale Sicherheit der Seeleute der Handelsmarine;
Gesetz vom 16. Juni 1960, durch das die Organe zur Verwaltung der sozialen Sicherheit der Angestellten von Belgisch-Kongo und Ruanda-Urundi unter die Kontrolle und Garantie des Belgischen Staates gestellt werden und durch das die zugunsten dieser Angestellten erbrachten Sozialleistungen vom Belgischen Staat garantiert werden;
Gesetz vom 15. Januar 1990 über die Errichtung und Organisation einer zentralen Datenbank der sozialen Sicherheit;
Gesetz zur Verankerung des Prinzips der einmaligen Datenerfassung in der Arbeitsweise der Dienste und Instanzen, die den öffentlichen Behörden unterstehen oder bestimmte Aufträge für sie ausführen, und zur Vereinfachung und Harmonisierung von elektronischen Formularen und Papierformularen;
Soziales Strafgesetzbuch;

Eine ausführlichere Liste der einschlägigen Gesetzgebung und Vorschriften

Die Verarbeitung personenbezogenen Angaben durch das LSS im Rahmen der oben genannten Unterstützungstätigkeiten beruht auf der Tatsache, dass Sie Ihre personenbezogenen Angabe im Rahmen einer Bewerbung für eine Beschäftigung oder ein Praktikum beim LSS zur Verfügung stellen.

5. Welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet das LSS?

Das LSS verarbeitet zur Erfüllung seiner gesetzlichen Aufträge vor allem folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

Persönliche Identifikationsdaten: Name, Anschrift, Kontaktinformationen (Telefonnummer, E-Mail- Adresse), Nationalregisternummer (NRN), Erkennungsnummer der sozialen Sicherheit (ENSS), Unternehmensnummer des Arbeitgebers als natürliche Person;
Elektronische Identifikationsdaten bei Nutzung der Website und der Online-Anwendungen: IP- Adresse, Cookies, Verbindungszeitpunkte;
Daten über das Beschäftigungsverhältnis, die Löhne und die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern;
Zur Anwendung der überseeischen sozialen Sicherheit und der sozialen Sicherheit für Seemänner: bestimmte Gesundheitsdaten, Angaben zur Haushaltszusammensetzung, alle erforderlichen Daten zur Feststellung der sozialen Rechte auf Grundlage der einschlägigen Rechtsvorschriften und Verordnungen, für Pensionen von geschiedenen Personen: ein Strafregisterauszug;
Finanzdaten, die für die Einziehung und Eintreibung der fälligen Beträge an das LSS erforderlich sind: Kontonummer, Zahlungsübersicht, Schulden und Guthaben in Bezug auf das LSS;
Daten, die zur Anwendung des Ausgleichssystems von Sozial- und Steuerschulden erforderlich sind: Zahlungsübersicht, Schulden und Guthaben in Bezug auf den FÖD Finanzen;
Im Falle von Ermittlungen, administrativer oder gerichtlicher Sanktionen und Gerichtsverfahren: bestimmte gerichtliche Daten;
Nur für die (angehenden) Teilnehmenden des Projekts „Vorming 600“: bestimmte Daten über das Studium und die Ausbildung.

Das LSS verarbeitet zur Erfüllung seiner Unterstützungstätigkeiten vor allem folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

Für (sich bewerbende) Teilnehmer/-innen an einer Auswahl zur Einstellung als Mitarbeiter: Identifikationsdaten (Name, Adresse, Nationalregisternummer), Kontaktdaten (Telefonnummer, E- Mail-Adresse), statistische Daten (Geschlecht, Geburtsdatum), Evaluationsdaten (Diplome, Berufserfahrung, Interessen), Ergebnisse der Auswahlprüfung;
Für (sich bewerbende) Teilnehmer/-innen an einem Studierendenpraktikum: Identifikationsdaten (Name, Adresse, Nationalregisternummer), Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Evaluationsdaten (Bildungseinrichtung und - ebene, absolvierte Kurse), Praktikumsplanung (Daten zu den Praktikumsvereinbarungen und zusätzliche Informationen);
Für (sich bewerbende) Begleitpersonen für Studierendenpraktikum: Identifikationsdaten (Name, Adresse der Schule), Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse).

6. An wen dürfen wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln?

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben. Das LSS kann Ihre personenbezogenen Daten an die folgenden Kategorien von Empfängern übermitteln:

Andere Einrichtungen der sozialen Sicherheit und dementsprechend auch all die zum Netzwerk der sozialen Sicherheit gehörenden Behörden, im Prinzip über die zentrale Datenbank der sozialen Sicherheit (ZDSS). Weitere Informationen über das Netzwerk der sozialen Sicherheit finden Sie hier;

Regierungsbehörden, sofern sie diese Daten zur Ausführung ihrer gesetzlichen Aufträge benötigen;
Gerichtliche Akteure (wie die Staatsanwaltschaft, ein Ermittlungsrichter, die Gerichtskanzlei, die Gerichtshöfe und Gerichte) und Polizeidienste im Rahmen einer Ermittlung oder Anfechtung;
Auftragsverarbeiter, die das LSS in Anspruch nimmt, z. B. für IT-Dienstleistungen und das Hosting, Anwälte und Gerichtsvollzieher für die Beitreibung von Beiträgen und Rechtsstreitigkeiten;
Dritte, denen Sie Ihre Zustimmung zur Erhebung bestimmter Daten gegeben haben, können diese in speziellen Fällen erhalten;
Dritte, die ausdrücklich vom Ausschuss für den Schutz des Privatlebens dazu ermächtigt sind. Eine Übersicht über diese Ermächtigungen finden Sie hier (auf niederländisch). Die vom ehemaligen sektoriellen Ausschuss der sozialen Sicherheit und der Gesundheit abgegebenen Beratungen behalten ihre Rechtsgültigkeit und können hier (auf niederländisch) eingesehen werden.

7. Ist die Übermittlung von personenbezogenen Daten auf die EU bzw. den EWR beschränkt?

Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt fast immer an Akteure aus EU- oder EWR- Länder (Länder des Europäischen Wirtschaftsraums: EU-Länder, Norwegen, Island, Liechtenstein). Wenn Ihre personenbezogenen Daten an Akteure in anderen Ländern übermittelt werden, stellen wir sicher, dass diese Länder ausreichende Garantien auf dem Gebiet des Schutzes der Privatsphäre bieten.

Dabei geht es insbesondere um die Übermittlung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Limosa-Meldungen oder eines Kontakts mit Sozialversicherten der überseeischen sozialen Sicherheit, die sich außerhalb des EWR aufhalten.

8. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht länger gespeichert, als dies zur Durchführung der Verarbeitungsziele notwendig ist. Das bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten vom LSS anfänglich nur solange gespeichert werden, wie dies für die Anwendung der sozialen Sicherheit, oder für die Dauer der Auswahl zur Einstellung als Mitarbeiter bzw. die Dauer des Studierendenpraktikums erforderlich ist.

Einer der Grundaufträge des LSS besteht in der Erhebung und Verbreitung administrativer Basisdaten zugunsten anderer Einrichtungen der sozialen Sicherheit. Diese gesetzlichen Aufträge erfordern eine sehr lange Speicherfrist Ihrer Daten − teilweise bis über Ihr Ableben hinaus. Dies ist z. B. der Fall, wenn es um die Bestimmung der sozialen Rechte Ihrer Angehörigen geht.

Darüber hinaus werden bei der Speicherfrist auch Verjährungsfristen und die für die Archivierung im öffentlichen Interesse, für die wissenschaftliche oder historische Forschung oder für statistische Zwecke erforderliche Speicherung berücksichtigt.

9. Was tut das LSS, um Missbrauch oder einen unrechtmäßigen Zugang zu verhindern?

An Personen, die an der Anwendung der sozialen Sicherheit beteiligt sind, werden nur diejenigen personenbezogenen Daten übermittelt, die sie für die Anwendung der sozialen Sicherheit benötigen.

Alle Mitarbeiter des LSS selbst sowie die Mitarbeiter, auf die sich das LSS beruft, sind gesetzlich, statutarisch und vertraglich dazu verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu garantieren. Zum korrekten Umgang mit vertraulichen personenbezogenen Daten werden alle Mitarbeiter des LSS auf strukturelle Weise bezüglich der internen Sicherheitsmaßnahmen sensibilisiert und in der Anwendung der Verfahren und der Einhaltung der Richtlinien geschult.

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten vor unbefugtem Zugang, unrechtmäßiger Nutzung, Verlust oder unbefugten Änderungen geschützt sind, nutzt das LSS verschiedene Sicherheitstechniken und - verfahren. Bei den verschiedenen vom LSS angebotenen Diensten werden unterschiedliche Sicherheitsniveaus gehandhabt. Je nach angewandten Niveau werden Sie bei Ihrer Registrierung, Identifizierung oder Authentifizierung zur Übermittlung einiger Daten aufgefordert werden. Für die Online-Anwendungen können Sie auch Ihren elektronischen Personalausweis nutzen, der mit einem Identitätszertifikat oder einem anerkannten digitalen Schlüssel, wie itsme, ausgestattet ist.

Weitere Informationen über Ihre digitalen Schlüssel, die Ihnen einen sicheren Zugang zu den Onlinediensten der Behörden ermöglichen

10. Wie können Sie Ihre Daten einsehen, deren Richtigkeit überprüfen und nötigenfalls berichtigen?

Eine ausführliche Übersicht über Ihre Laufbahndaten in verständlicher und zugänglicher Weise können Sie − nach vorheriger Anmeldung mithilfe Ihres digitalen Schlüssels – auf mycareer.be einsehen. Wenn Sie dann feststellen sollten, dass die dort angezeigten Daten unvollständig oder unrichtig sind, können Sie dies auf zweierlei Weise melden:

über das Kontaktformular auf der Website mycareer.be;
indem Sie sich direkt an das Contact-Center der Sozialen Sicherheit unter der Telefonnummer 02/509.90.90 wenden.

Einen Antrag auf Zugang zu anderen personenbezogenen Daten (als Ihren Laufbahndaten), für die das LSS der für die Verarbeitung Verantwortliche ist, können Sie auf zweierlei Weise einreichen:

über das Kontaktformular;
bei einem Besuch der LSS-Büros in Brüssel bringen Sie in diesem Fall Ihren Personalausweis mit.

11. An wen können Sie Beschwerden richten?

Sie haben das Recht Beschwerden einzureichen, wenn Sie vermuten, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht in Übereinstimmung mit den einschlägigen Rechtsvorschriften erfolgt.

Spezielle Beschwerden zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das LSS können Sie richten an:

den Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer (DPO)) des LSS: GDPR@onssrszlss.fgov.be
die Datenschutzbehörde (DSB).

Kontaktinformationen dieser Behörde (auf niederländisch)

Für allgemeine Beschwerden über die Dienstleistungen des LSS ist das allgemeine Beschwerdeverfahren zu befolgen.